Bronnen

Periode 

De voornaamste reden voor mensen om naar de notaris te gaan is en was de voorbije eeuwen omwille van de bewijskracht van een notariële akte. De notaris genoot namelijk een publiek vertrouwen, de zogeheten fides publica. De oorsprong van deze functie gaat terug tot de Romeinse tijd met de tabellio en de notarius, welke via het Longobardische Koninkrijk uiteindelijk in het Heilige Roomse Rijk terechtkwamen.

In de middeleeuwen bestond er zowel een wereldlijke als een kerkelijke macht en dat betekende dat zowel vanwege keizers als vanwege de paus in Zuid-Europa “publieke notarissen” werden aangesteld. In de Nederlanden was het vooral de kerk die een belangrijk aandeel had in de verspreiding van het notariaat. Met name vanuit bisschopssteden verspreidden zich de eerste notarissen over de Nederlanden.

De introductie van het notariaat in de Nederlanden ging echter niet overal even snel. In het bisdom Luik werd de notaris al vroeg een gekende functionaris, het graafschap Vlaanderen moest hierop langer wachten, tot het begin van de veertiende eeuw. Tot het jaar 1500 was het aantal notarissen die door de paus waren aangesteld overigens flink lager dan die door de keizer waren aangesteld.

Aan het eind van de middeleeuwen, ten tijde van de Habsburgse Nederlanden, werd door Karel V een zogeheten “admissiestelsel” ingevoerd, wat betekende dat notarissen voor de uitoefening van hun praktijk voortaan gebonden waren aan een specifiek ressort binnen een gewestelijk Hof of een justitieraad. Uitoefening van het beroep van notaris was dan ook alleen mogelijk na admissie door een Hof, door de Grote Raad van Mechelen of de Geheime Raad.

Op hoger niveau zou het nog lang duren voordat het tot nieuwe wetgeving kwam, maar op lager niveau werd al voorzien in wetgeving met betrekking tot het overbrengen van het protocol, het archief van de notaris, naar een publieke bewaarplaats, bijvoorbeeld een stadhuis. De stad Antwerpen nam deze maatregel al in 1565, de Raad van Brabant volgde in 1680 en Vlaanderen werd hiertoe in 1780 vanwege Maria Theresia van Oostenrijk verplicht.

Een belangrijke mijlpaal in de geschiedenis van het Belgische notariaat is de Ventosewet van 1803. Deze zorgde niet alleen voor een indeling van notarissen in klassen en ressorten, maar verschafte ook de mogelijkheid om het aantal notarissen tot een maximum aantal te beperken. Daarnaast moesten de protocollen van een overleden notaris worden overgedragen aan diens opvolger in plaats van deponering in een bewaarplaats.

Bewaarplaats

Het kan verschillen waar de archieven van reeds lang overleden notarissen gevonden kunnen worden. Notariële protocollen van notarissen die zijn overleden voor de invoering van de Ventosewet in 1803 zullen vaak kunnen geraadpleegd worden bij een van de Rijks-, stads- of gemeentearchieven.

Anders is dat voor de protocollen van notarissen die na 1803 overleden zijn. Hoewel op grond van de Ventosewet de protocollen van overleden notarissen overgingen op een opvolger van deze notaris, moeten sinds 1999 alle minuten, dus de originele notariële akten, die ouder zijn dan 75 naar de Rijksarchieven worden overgebracht, deze tref je dus niet aan bij stads- of gemeentearchieven.

Raadplegen 

Notariële akten die ouder zijn dan 100 jaar zijn zonder beperkingen raadpleegbaar. Voor het raadplegen van notariële akten die jonger zijn dan 100 jaar moet men een schriftelijke toelating van de notaris bekomen.

Gegevens 

Er bestaan in zekere zin twee soorten notariële akten. De eerste is de minuut, dat is de originele akte die in het bezit van de notaris blijft en uiteindelijk in een van de Rijks-, stads- of de gemeentearchieven terechtkomt of is gekomen. De tweede is de grosse, dit is een gewaarmerkt afschrift van de minuut die de notaris doet toekomen aan de voor hem verschenen partijen.

In de middeleeuwen verschilde het sterk per regio op welk vlak notarissen actief waren. Dit kon op het gebied van bestuurlijke en gerechtelijke zaken zijn, waarbij men kan denken aan kwitanties en schuldbekentenissen, of op het gebied van buitengerechtelijke zaken, met zaken als testamenten, codicillen, schuldbekentenissen, schenkingen en koopovereenkomsten.

Tijdens de middeleeuwen bevatte een notariële akte doorgaans de aanroeping van God, het jaartal, dag en maand van de rechtshandeling, regeringsjaar van de paus of keizer, de plaats van de rechtshandeling, namen van de getuigen, de naam van de notaris met vermelding van de autoriteit die hem had benoemd en diens handtekening. Daarnaast vind je uiteraard ook de inhoudelijke materie in de akte, bijvoorbeeld de tekst van het testament.

In de periode van de Habsburgse Nederlanden blijft de notaris op bovengenoemde terreinen actief, maar hij wordt op het (straf)rechtelijk terrein teruggedrongen. Akten waar men aan kan denken zijn obligatiën, beloften, contracten, aliënatiën, testamenten, huwelijkse voorwaarden en trouwbeloften.

Ten tijde van de Zuidelijke Nederlanden behandelde de notaris zo ongeveer dezelfde onderwerpen als daarvoor. Een notariële akte moest in ieder geval bevatten: de naam van de notaris, zijn notariële hoedanigheid en standplaats en de autoriteit die hem had aangesteld. Verder moesten ook de namen en woonplaatsen van de voor hem verschenen partijen te worden opgenomen.

Vanaf de Franse tijd tot aan het heden is de notaris vooral werkzaam op de volgende drie gebieden:

• Handel: oprichting onderneming of vereniging, uitgifte van aandelen
• Vastgoed: overdracht van huis of grond, vestiging van hypotheek
• Familie en erfenis: testament, boedelverdeling, huwelijkse voorwaarden

Zijn akten dienen in ieder geval, naast de inhoudelijke materie, te bevatten: zijn naam en standplaats, de naam, het beroep en de woonplaats van de betrokken partijen, de plaats en de dag van het verlijden van de akte en een ondertekening door partijen, getuigen en de notaris. 

Let op 

• Niet alle notariële akten, vooral die van voor de Franse tijd, hebben de tand des tijds doorstaan. Als gevolg van slechte bewaringsomstandigheden, brand of waterschade zijn veel notariële akten verloren gegaan of in hun materiële staat aangetast.
• Zeker in de oudere notariële akten van voor de negentiende eeuw wordt vaak juridische terminologie gebezigd die ons tegenwoordig vrij weinig tot niets meer zegt. Raadpleeg hiervoor bijvoorbeeld de historische woordenboeken van het Instituut voor de Nederlandse taal.

Tips 

• Om zo gericht mogelijk naar een notariële akte te kunnen zoeken, beschik je in het beste geval over de naam van de notaris en daarnaast over een (redelijk precieze) aktedatum. Zeker in grote steden als Gent en Antwerpen waren veel notarissen gevestigd en kan het al gauw zijn dat je de welbekende speld in een hooiberg aan het zoeken bent.
• Een handig bijkomend hulpmiddel in de negentiende en twintigste eeuw is het zogeheten “repertorium”, een soort index van alle bij een notaris verleden akten, gesorteerd op datum, met aanduiding van aard van de akte en namen van de partijen. Voor de periode daarvoor ben je aangewezen op reeds door archieven en heemkringen gemaakte indexen of eigen blader- en zoekwerk.
• In Agatha, de online zoekomgeving van het Rijksarchief, kan je overigens zoeken in meer dan 380.000 persoonsnamen die in de notariële akten te vinden zijn.
• Meer informatie over ondernemingen kan je vinden in de handelsregisters die bij de rechtbanken van koophandel werden bijgehouden. Deze registers zijn bij de Rijksarchieven te vinden in de archieven van de rechtbanken van koophandel. Aan de hand van de informatie in het handelsregister kan je vaak gerichter zoeken naar bijvoorbeeld de oprichtingsakte van een onderneming.
• Indien je op zoek bent naar de overdrachtsakte (dus de verkoopakte) van het huis van een voorouder of familielid, dan begin je best bij de kadastrale legger. Hierin vind je het deel en nummer van het betreffende register van overschrijving. Vervolgens kan je in het register van overschrijving de woordelijk overgenomen overdrachtsakte terugvinden, aan de hand waarvan je vervolgens op zoek kan naar de originele notariële akte.