Colofon | ContactEN | FR

Stap 3: Naar het archief


We verlaten ons huis en stappen naar het archief....

 

Na een virtuele zoektocht, volgt het echte werk: een bezoek aan het archief.

In archieven worden heel wat bronnen bewaard die je iets meer over het verleden van je familie kunnen vertellen. Voor een beginnende familiekundige zijn de akten van de burgerlijke stand en de parochieregisters de belangrijkste. Ze bevatten gegevens over geboortes of dopen, huwelijken en overlijdens. Ook bevolkingsregisters kunnen geraadpleegd worden voor genealogisch onderzoek.

Sinds februari 2013 kan je via de website van het Rijksarchief (www.arch.be) de digitale parochieregisters en de registers van de Burgerlijke Stand raadplegen.

Waarom naar het archief?

Op internet is een deel van deze akten in digitale kopie of bewerkte vorm terug te vinden (stap 2). Toch is het archief meer dan een bezoekje waard:

  • Niet alles is al online beschikbaar
  • De originele bronnen geven veel meer geheimen prijs over je voorouders

Akten van de burgerlijke stand

Een geboorte, huwelijk of overlijden werd vanaf 1796 geregistreerd door de ambtenaar van de burgerlijke stand van de gemeente waar de gebeurtenis plaatsgreep. De registers met akten worden steeds in tweevoud bewaard: één exemplaar bevindt zich in de gemeente (dienst Burgerlijke Stand), een tweede exemplaar is bestemd voor de Rechtbank van Eerste Aanleg. Dit laatste exemplaar wordt later in een rijksarchief gedeponeerd.

Opmerking: het tweede exemplaar van de registers burgerlijke stand wordt pas na 100 jaar in het rijksarchief gedeponeerd. Voor die tijd wordt dit exemplaar centraal bewaard bij de Rechtbank van Eerste Aanleg en is het niet raadpleegbaar. Voor akten jonger dan 100 jaar klop je dus altijd bij de gemeente aan. Akten ouder dan 100 jaar vind je evenzeer bij de gemeente, maar het tweede exemplaar bevindt zich dus ook in het rijksarchief (in de hoofdplaats van de provincie, in een arrondissementeel rijksarchief of voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest in het rijksarchief te Anderlecht).

Let op:

  • Akten die geen 100 jaar oud zijn, kunnen omwille van de privacywetgeving doorgaans niet zomaar worden opgevraagd. Informeer dus best op voorhand bij de gemeente welke procedure je moet volgen. Meestal heb je de toelating nodig van de Rechtbank van Eerste Aanleg.
  • Zoek hier het adres van de juiste rechtbank op.

Wanneer je het jaartal van de geboorte, huwelijk of overlijden van de gezochte persoon kent, kan je de jaarlijkse tafels doorploegen. Wanneer dit niet het geval is, neem je best de tienjaarlijkse tafels bij de hand. De tafels laten je toe de exacte datum te achterhalen waarmee je de originele akte in het register kunt terugvinden.

Let op:

  • De tafels zijn niet ‘foutloos’!
  • Voor de Franse periode (1796-1802) ontbreken ze meestal
  • Huwelijksakten zijn soms alleen geklasseerd op eerste letter van de familienaam van de bruidegom. Alleen de naam van de echtgenoot, en dus niet die van de echtgenote, staan in de lijst.

Enkele tips:

  • Begin steeds bij een gebeurtenis (geboorte, huwelijk of overlijden) waarvan je plaats en datum kent. Iedere akte brengt je op het spoor van nieuwe bronnen.
  • Wanneer je plaats en datum van overlijden van een persoon niet kent, kan je die eventueel traceren in de huwelijksaktes van zijn of haar kinderen.
  • Neem een foto(kopie) indien mogelijk of noteer alle gegevens uit de akten (namen, data, beroepen, getuigen, enzovoort).
  • Levenloos geboren kinderen zijn enkel terug te vinden in overlijdensregisters.
  • De registers uit de Franse tijd bevatten nogal wat gebreken: aanvullen kan onder meer met illegaal bijgehouden parochieregisters (de zogenaamde Registers van de Beloken Tijd)
  • Namen werden vaak ‘verfranst’. Dat gebeurde niet altijd op een logische manier. Zo kan Goedseels bijvoorbeeld als Goysels vermeld staan. Zoek dus steeds met een open blik en houd rekening met mogelijke vervormingen.
  • Tussen 1796 en 1806 gold een andere tijdrekening, de Republikeinse kalender.

Parochieregisters

Vanaf het Concilie van Trente (1545-1563) had de parochiepriester de plicht een doopregister bij te houden. In de praktijk gebeurde de registratie van een doopsel, een huwelijk en een overlijden (of een begrafenis) vooral vanaf het begin van de 17e eeuw. Met de invoering van de burgerlijke stand werden de parochieregisters door de gemeentelijke overheid opgeëist en verhuisden ze meestal naar het gemeentehuis.

Je kan de parochieregisters raadplegen in de rijksarchieven of in de stads- en gemeentearchieven. Je consulteert ze best via de alfabetische klappers (of tafels) die vanaf 1875 door gemeenteambtenaren werden opgesteld. Deze klappers (kopie of microfiches) zijn raadpleegbaar in het rijksarchief of in lokale of provinciale documentatiecentra. Vaak kan je ze tegen een kleine vergoeding ook aanschaffen bij de plaatselijke afdeling van Familiekunde Vlaanderen.

Let op:

  • De tafels zijn niet foutloos
  • Heel wat namen werden als onleesbaar (illisible), onbekend of met een x aangeduid
  • Via de gegevens uit de klappers kan je je voorouders terugvinden in de originele parochieregisters. Deze registers zijn eveneens op microfiche te raadplegen. Tijdens W.O. I gingen de originele registers van bepaalde gemeenten (bv. in de Westhoek) in de vlammen op. Na 1754 werd de verordening om kopieën te maken beter opgevolgd. Deze dubbels bevinden zich in het Algemeen Rijksarchief

Enkele tips:

  • Probeer steeds het volledige gezin te reconstrueren en noteer dus ook de namen van vroeg gestorven kinderen.
  • Houd peters, meters en huwelijksgetuigen bij. Zij vertellen vaak iets over de sociale kring waarin je voorouders zich bewogen en maken identificatie bovendien een stuk eenvoudiger.
  • Doopdatum ≠ geboortedatum. In principe moest een kind binnen de drie dagen na de geboorte gedoopt worden, maar vaak verstreek er meer tijd tussen geboorte en doop.
  • Begraafdatum (sepultus) ≠ overlijdensdatum (obiit).
  • Wees kritisch: de betrouwbaarheid van de registers hing af van de verantwoordelijke pastoor.
  • Namen kunnen sterk afwijkende vormen vertonen. Vreemde pastoors, die van buiten de parochie kwamen, waren niet vertrouwd met de namen uit het dorp en noteerden soms heel verschillende versies van één familienaam. Daarnaast werden namen meestal in de Latijnse vorm en in een bepaalde naamval genoteerd. Cornelio is bijvoorbeeld geen voornaam, maar een datief of ablatief van Cornelius.
  • Overlijdensakten van kinderen ontbreken soms.

Bevolkingsregisters

Een bevolkingsregister bevat de persoonsgegevens van de inwoners van een huis. Je vindt er dus per adres informatie over het hele gezin dat er op een bepaald ogenblik woont. De registers worden opgesteld volgens wijkstructuur of secties. Hierin volgt men de straten en dan gewoonlijk per huisnummer, de woningen. In België beginnen deze registers officieel vanaf 1 januari 1847. Thans worden deze adres- en bevolkingsgegevens digitaal centraal beheerd via het Rijksregister.

De bevolkingsregisters vergemakkelijken de gezinsreconstructie. We vinden er soms lang gezochte overlijdensgegevens. Voor personen die verhuisden naar het buitenland is het dé bron bij uitstek. Bevolkingsregisters zijn ook belangrijk voor het huizenonderzoek.

Toegankelijkheid:

Bevolkingsregisters jonger dan 120 jaar worden doorgaans bewaard in het gemeente- of stadsarchief of bij de administratieve diensten van gemeenten of steden. Het inkijken van bevolkingsregisters die jonger zijn dan 120 jaar is in principe mogelijk voor genealogisch onderzoek, mits het volgen van een strikte procedure. Zie hiervoor het KB van 5 januari 2014.

Bevolkingsregisters die meer dan 120 jaar geleden afgesloten werden, mogen vrij geraadpleegd worden voor genealogisch onderzoek. Ze bevinden zich doorgaans in een stads- of rijksarchief. Je doet best navraag bij de gemeente of stad om de exacte bewaarplaats van de oude bevolkingsregisters te kennen.

Let op:

  • De juistheid van de gegevens uit de bevolkingsregisters is niet steeds gegarandeerd, aangezien de informatie voor een groot deel afhankelijk is van de accuraatheid van de opsteller ervan.

Tip:

  • Je zoekt best eerst in de registers met de alfabetische index op de hoofdregisters om het gezochte gezin in het hoofdregister terug te vinden.

Plan je een bezoekje aan het archief? Bereid je dan goed voor. Ga na of je een afspraak moet maken en breng de archivaris op de hoogte van (de reden van) je komst. Vergeet ook niet op voorhand uit te zoeken of je toestemming nodig hebt om bepaalde registers in te kijken.

Ga verder naar stap 4 »


Meer weten?

  • J. Mertens, ‘Parochieregisters, Akten van de Burgerlijke Stand en "Status Animarum". Typologische benadering’, Jaarboek van het Vlaams Centrum voor Genealogie en Heraldiek 3 (1986) 15-56.

Over de burgerlijke stand

  • J. Roelstraete, ‘Onze rubriek voor beginners: de akten van de burgerlijke stand’, Vlaamse Stam 37 (2001) 345-348.
  • Ibidem, ‘Onze rubriek voor beginners: opzoekingen in de registers van de burgerlijke stand’, Vlaamse Stam 37 (2001) 437-441.
  • Ibidem, ‘Onze rubriek voor beginners: burgerlijke stand: de overlijdensakte’, Vlaamse Stam 38 (2002) 26-28.
  • Ibidem, ‘Onze rubriek voor beginners: de burgerlijke stand in de Franse tijd’, Vlaamse Stam 38 (2002) 90-97.

Over de parochieregisters

  • E. Warlop en N. Maddens, Inventaris van de parochieregisters (Brussel 1973).
  • J. Roelstraete, ‘Onze rubriek voor beginners: de parochieregisters. Een verkenning’, Vlaamse Stam 38 (2002) 352-356.
  • Ibidem, ‘Onze rubriek voor beginners: de parochieregisters. Onmisbare bron voor iedere genealogie’, Vlaamse Stam 38 (2002) 479-483.
  • P. Donche, ‘Onze rubriek voor beginners: klappers op de parochieregisters, het onderste uit de kan’, Vlaamse Stam 38 (2002) 604-614.